アパートの自主管理はできる？大家さんが自分で行う業務と注意点を実務経験から解説

アパートやマンションを所有している大家さんにとって、毎月発生する管理費は決して小さな出費ではありません。

賃貸管理会社へ管理を依頼すれば、家賃の入金確認や入居者対応、修繕手配など様々な業務を任せることができますが、その一方で毎月の管理手数料が発生します。

そこで、

「管理会社に任せず、自分でアパートを管理することはできないだろうか？」

と考える大家さんも少なくありません。

結論から申し上げれば、物件の規模や大家さんの生活環境によっては、自主管理は十分に可能です。

ただし、自主管理とは単に「毎月の家賃を確認するだけ」の仕事ではありません。

家賃滞納への対応、設備故障、入居者からのクレーム、契約更新、退去、原状回復など、実際の賃貸管理では様々な業務が発生します。

そこで今回は、長年賃貸管理の実務に携わってきた経験をもとに、大家さんが自分でアパートを管理する場合の仕事内容や注意点について詳しく解説していきたいと思います。

アパートの自主管理とは？

賃貸物件の管理方法は、大きく分けると次のようになります。

• 管理会社へ管理業務を委託する
• 大家さん自身が管理する
• 一部だけを大家さんが行い、その他を不動産会社へ依頼する

このうち、大家さん自身が入金確認や入居者対応、修繕手配などを行う方法が、いわゆる「自主管理」です。

管理会社へ管理を委託すると、一般的には毎月一定の管理手数料が発生します。

もちろん、その分だけ大家さんの負担は大幅に軽くなりますが、戸数が多くなれば管理費もそれなりの金額になります。

そこで、管理業務の一部または全部を自分で行い、ランニングコストを抑えようと考える大家さんもいらっしゃるわけです。

なお、賃貸管理会社が実際にどのような仕事をしているのかについては、「賃貸管理会社の仕事内容とは？業務内容を詳しく解説」でも詳しくご紹介しています。

大家さんが自主管理する主な業務

では、実際に大家さんが自主管理をする場合、どのような仕事が発生するのでしょうか。

代表的な業務を見てみましょう。

家賃の入金確認

まず基本となるのが家賃の入金確認です。

毎月決められた期日までに家賃が入金されているかを確認し、未入金があれば対応しなければなりません。

以前であれば通帳を記帳して確認することもありましたが、現在ではネットバンキングを利用すれば、パソコンやスマートフォンから入金状況を確認できます。

戸数が少なければそれほど難しい業務ではありませんが、戸数が増えてくると、

• 誰から入金があったのか
• 金額に不足がないか
• 更新料やその他の費用が混ざっていないか
• 滞納が発生していないか

などを毎月正確に確認する必要があります。

実際の賃貸管理会社がどのように入金管理を行っているのかについては、「賃貸入金管理のお仕事レポート」でも、実体験をもとに詳しく解説しています。

家賃滞納への対応

入金管理で最も神経を使うのが、家賃滞納への対応です。

支払日を過ぎても入金がなければ、電話やSMS、LINE、書面などを利用して入居者へ連絡することになります。

ただし、保証会社へ加入している契約では注意が必要です。

保証会社には、それぞれ滞納発生時の事故報告や代位弁済請求などについて期限や手続きが定められています。

「もう少し待ってあげよう」と大家さんの判断だけで対応を遅らせてしまうと、保証を受けるための手続きに影響する可能性があります。

家賃滞納時の対応は、連帯保証人のみの契約なのか、保証会社を利用しているのか、さらに保証会社が口座振替まで行っているのかによっても異なります。

この違いについては、「家賃滞納時の管理会社の対応とは？契約内容によって異なる3つのケース」で詳しく解説しています。

また、保証会社の仕組みや保証範囲については、「賃貸保証会社とは？」も併せて参考にしてください。

家賃滞納は長期化すればするほど解決が難しくなる傾向がありますので、早い段階から記録を残しながら対応することが大切です。

入居者からの問い合わせ・クレーム対応

自主管理で意外に負担が大きいのが、入居者からの問い合わせです。

例えば、

• 給湯器からお湯が出ない
• エアコンが動かない
• 水漏れが発生した
• 共用灯が切れている
• 隣室の騒音が気になる
• ゴミ出しのルールが守られていない

など、賃貸物件では様々な連絡が入ります。

設備故障であれば修理業者を手配すれば済む場合もありますが、騒音や入居者同士のトラブルでは、双方から事情を聞きながら調整しなければならないこともあります。

また、水漏れなど緊急性の高いトラブルは、夜間や休日に発生する可能性もあります。

ここが、自主管理を考える際に見落とされやすいポイントです。

入居者から苦情を受けた際の基本的な考え方については、「賃貸のクレーム対応のコツ」も参考になると思います。

修繕業者の手配

設備故障の連絡を受けたら、修理業者を手配します。

ところが、いざ故障が発生してから業者を探し始めると、なかなかスムーズにはいきません。

そこで自主管理をするのであれば、あらかじめ、

• 水道業者
• 電気業者
• ガス設備関係
• 内装業者
• リフォーム会社
• 鍵業者

など、信頼できる業者との関係を作っておくことをおすすめします。

特に、複数の工事に対応できる信頼できるリフォーム会社が一社あるだけでも、管理業務はかなり楽になります。

建物・共用部分の巡回

自主管理では、定期的に物件を巡回することも重要です。

室内を見ることはできなくても、共用部分を確認するだけで様々な問題を発見できます。

例えば、

• 共用灯の球切れ
• 廊下や階段への私物放置
• 放置自転車
• ゴミ置き場の状況
• 外壁や設備の異常
• 郵便受け周辺の異常

などです。

巡回した際には、スマートフォンで共用部分を撮影しておくのもおすすめです。

後日トラブルが発生した場合に、「以前はどのような状態だったのか」を確認できる資料になります。

契約更新

賃貸借契約の更新時期が近づけば、更新手続きも必要になります。

更新契約書の作成、更新料の請求、火災保険や保証会社の更新など、契約内容によって必要な手続きは異なります。

この部分は不動産会社へ依頼することもできますので、自主管理だからといって大家さん自身ですべて処理する必要はありません。

更新料の仕組みや、大家さん・管理会社間での扱いについては、「賃貸の更新料について解説いたします！」でも詳しく解説しています。

退去・原状回復

入居者が退去する際には、

• 解約受付
• 退去立会い
• 室内確認
• 原状回復工事の手配
• 敷金精算
• 次の入居者募集

など、多くの業務が発生します。

まず解約の申し出から退去完了までの一連の流れについては、「賃貸契約解約の流れを解説いたします！」で詳しくご紹介しています。

特に退去時の原状回復は、通常損耗と借主負担部分の判断など、ある程度の知識が必要です。

自主管理を始めたばかりの大家さんであれば、退去立会いや敷金精算は無理に自分で行わず、不動産会社や専門業者へ依頼する方法もあります。

実際に大家さん自身が立会いを行う場合には、「大家さん向け！退去立会いの注意点を解説いたします！」もぜひ参考にしてください。

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自主管理を楽にする5つのポイント

ここまで読んで、

「やっぱり自主管理は大変そうだ」

と思われた方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、仕組みを整えておけば管理業務の負担をかなり減らすことができます。

1．ネットバンキングを利用する

家賃の入金確認をするためだけに銀行へ行く必要はありません。

ネットバンキングを利用し、入金状況をいつでも確認できる環境を作っておきましょう。

2．保証会社を利用する

新規契約では、保証会社を利用する方法があります。

特に収納代行型のプランであれば、家賃の集金業務を大幅に簡略化できる場合があります。

ただし、保証範囲や事故報告の方法、保証限度額、退去までどこまで対応するのかなどは保証会社や契約プランによって異なります。

「保証会社に加入しているから何もしなくてよい」というわけではありません。

契約内容を確認し、必要な手続きを把握しておくことが重要です。

3．信頼できる修繕業者を確保する

自主管理の成否を大きく左右するのが業者ネットワークです。

大家さん自身が修理できる必要はありません。

トラブルの内容を聞き、適切な業者へ迅速に連絡できれば、多くの設備トラブルは対応できます。

4．入居前の写真や動画を残す

これは私が賃貸管理の実務でも非常に重要だと考えているポイントです。

入居前には室内をできるだけ細かく撮影しておきましょう。

壁・床・建具・水回り・設備など、様々な角度から写真を残しておけば、

• 入居中の設備トラブル
• 修繕業者への説明
• 退去時の傷や汚れの確認
• 原状回復費用についての話し合い

などで非常に役立ちます。

現在ではスマートフォンで簡単に動画も残せますので、写真と動画の両方を保存しておくのもおすすめです。

5．管理記録を残す

入居者とのやり取りや修繕履歴についても、できる限り記録を残しましょう。

「いつ」「誰から」「どのような連絡があり」「どのように対応したのか」が後から確認できるだけでも、トラブル対応はかなり楽になります。

電話だけで終わらせず、必要に応じてメールやSMSなど記録が残る手段を利用することも有効です。

自主管理で最も大変なのは緊急対応と人間関係

自主管理というと、家賃管理の方法ばかりに目が行きがちです。

しかし実務経験から申し上げれば、本当に負担になりやすいのは、突発的な設備トラブルや入居者同士の問題です。

家賃の入金確認であれば、自分の都合のよい時間に行うことができます。

しかし、

「水が漏れている」

「お湯が出ない」

「隣の部屋がうるさくて眠れない」

といった連絡は、大家さんの都合に合わせて発生してくれるわけではありません。

自主管理を検討する場合には、単に管理費を節約できるかだけではなく、こうした突発的な連絡へ対応できる環境があるかも考えておく必要があります。

自主管理に向いている大家さん

私の経験上、次のような方は比較的自主管理に向いていると思います。

• 所有戸数がそれほど多くない
• 物件の近くに住んでいる
• 入居者からの連絡にある程度対応できる
• 信頼できる修繕業者を知っている
• 書類や入金管理が苦にならない
• 賃貸管理について勉強する意欲がある

反対に、遠方の物件を所有している場合や、本業が非常に忙しく連絡を受けることが難しい場合には、管理会社へ任せた方が安心なケースもあります。

管理費を節約するだけで自主管理を選ばない

自主管理の大きなメリットは、管理会社へ支払う毎月の管理費を抑えられることです。

しかし、管理費だけを見て自主管理を選択するのはおすすめできません。

管理会社へ支払っている費用には、単なる家賃の入金確認だけではなく、

• 滞納対応
• 入居者対応
• 業者手配
• 契約更新
• 解約受付
• 退去対応
• オーナーへの報告

など、様々な業務への対価が含まれている場合があります。

これらを自分で行うために多くの時間を使うのであれば、結果として管理会社へ任せた方が効率的なこともあります。

全部自分でやらない「半自主管理」という方法もある

そこで私がおすすめしたい考え方の一つが、すべてを大家さん自身で行わない管理方法です。

例えば、

• 毎月の入金確認は大家さん
• 簡単な問い合わせも大家さん
• 入居募集は不動産会社
• 新規契約も不動産会社
• 更新手続きも不動産会社
• 退去立会いは専門業者または不動産会社

といった役割分担です。

つまり、「自分でできるところは自分で行い、専門知識が必要なところはプロに任せる」という方法です。

私は、この方法が自主管理を始める大家さんにとって非常に現実的だと思っています。

不動産会社との関係を完全に切ってしまう必要もありません。

入居募集や契約、更新、退去など必要な場面では不動産会社の力を借りながら、日常管理だけを大家さん自身で行うという選択肢もあるのです。

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アパートの自主管理まとめ

今回は、アパートの自主管理について解説してきました。

ネットバンキングや保証会社、収納代行サービスなどを上手に利用すれば、以前と比べて大家さん自身で管理しやすい環境は整っています。

一方で、賃貸管理には家賃の入金確認だけではなく、滞納対応、設備故障、クレーム、契約更新、退去、原状回復など様々な仕事があります。

そのため、

「管理会社へ支払う費用がもったいないから、全部自分でやろう」

という考えだけで自主管理へ移行するのはおすすめできません。

まずは、自分でできる業務と専門家へ任せた方がよい業務を整理し、無理のない範囲から始めるのがよいでしょう。

特に、家賃管理や物件巡回は自分で行い、契約・更新・退去などは不動産会社へ任せるといった方法でも、十分に管理コストを見直すことは可能です。

自主管理を検討されている大家さんは、家賃滞納・保証会社・入金管理・クレーム対応・契約更新・退去立会いなど、それぞれの関連記事もぜひ参考にしてみてください。