これまで本ブログでは、「賃貸の入居までの流れ」や「賃貸契約書作成のポイン」などについて解説してまいりました。
しかしながら、入居する者がいれば、当然ながら退去が発生するのも避けられないことであり、
賃貸物件の管理を行う上ではこの「退去に係る業務」は非常に高いウェイトを占めるイベントとなりますから、ここでも決して気を抜くことはできません。
そこで本日は、賃貸契約解約の流れについて解説をしてみることにいたしましょう。
解約業務の流れ
では早速、退去の手続きの進め方を見てまいりましょう。
なお、今回ご説明する解約業務の流れはその対象が居住用物件、個人契約の場合とさせていただく上、「退去立会い」「敷金精算・原状回復費用の負担交渉」などについての詳細は、各種イベントごとの特集記事をご参照願えればと思います。（記事内にリンクが貼ってあります）
解約予告
賃貸借契約の解約関連業務の全ては入居者からの連絡（解約予告の連絡）がその幕開けとなります。
なお、多くの入居者は電話やメールなどで知らせて来くるものですが、後々「予告の連絡をしたか否か」で争いとなることを避けるために『解約届』などの書式を作成しておき、これに入居者からの署名・捺印を頂いておくのがベストでしょう。
なお、通常の賃貸借契約書では解約予告日から1ヶ月間は賃料が発生する「1ヶ月前予告の条項」が入っているはずですので、解約の連絡を受けた際には、その場で「いつまで賃料が発生するか」を伝えておくべきです。
※例えば、3月15日に解約の予告を受けたのであれば「4月15日までは賃料が発生する」旨を伝えるようにしましょう。
※上記のように日割り賃料が発生する場合には、「その月の賃料を丸々1ヶ月分預り、敷金精算の際にまとめて返金」とすることで、敷金にて原状回復費用が賄いきれない際の引当金を確保できます。
更には、「退去に際して立会いを行う必要がある」ことを告げると共に、その日程や時間の打ち合わせ、電気・水道等の使用停止連絡をしてもらう旨なども合わせて伝えましょう。
オーナー様への報告
こうして解約予告の連絡を受け付けたなら、続いては物件のオーナー様へ連絡を入れることになります。
そしてこの際「解約の予告が入った」旨を伝えると共に、賃料の入金状況を把握していない場合（入金管理を請け負っていない場合）には「何月分まで賃料が入金済みであるか」をオーナー様に確認し、もしも滞納賃料があるならば「不足分を立会日までに振込む」ように入居者へ督促をしましょう。
この作業を怠り、滞納賃料を残したまま退去を迎えると「滞納分を踏み倒される可能性」がありますし、退去時の敷金精算においても処理が煩雑になります。
また、繁忙期などでお客様の動きが活発な時においては、退去後の新規募集に備えての賃料打ち合わせなども済ませておくと便利です。
退去立会い
さて、退去立会いの日程が決まれば、入居者と待ち合わせをして「物件内部の確認」を行います。
退去立会いについての詳細は別記事「賃貸退去立会いのポイントを解説！」にて解説を行っていますが、下記の点を確認・点検しましょう。
- 借主の引っ越し先や連絡先の確認
- 室内の汚れや傷の確認
- 電気・ガス・水道等の使用停止連絡が済んでいるかの確認
- 敷金返金用の口座番号の確認
- 残置物の有無、物件の設備を持ち出していないかの確認
- お部屋の鍵の返却
以上の作業が完了すれば、立会いの仕事はおおよそ完了です。
なお通常は、立会いの場で原状回復工事費用の負担分を取り決めるのは困難ですから、お部屋の状態を確認した上で「追って連絡」ということにしておきます。
※立会いに際して、リフォーム業者を同席させて「その場で原状回復費用の見積もりと借主の負担分」を算出することができれば、後の処理が大幅に簡素化することができます。
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原状回復のための見積書の作成
退去立会いが完了して鍵の返却を受けたなら、続いてはリフォームを担当する工事業者に依頼して、原状回復工事の見積書を作成してもらいます。
そして見積書をまずはオーナー様に確認してもらい、「原状回復費用として借主へ請求する負担分」を取り決めましょう。
なお、この作業を後回しにして、管理会社が独断で借主と負担分を取り決めてしまえば、後々オーナー様からのクレームに繋がりかねません。
また、事前に原状回復費用を巡る実情を大家さんにご説明することで「期待している程の金額を請求することはできない」ことを理解してもらうためにも、『必ず先にオーナー様に見積書を確認してもらう必要がある』です。
ちなみに、どのような費用を敷金から差し引くことができるか（原状回復費用として請求できるか）については、過去記事「賃貸敷金トラブルについて考えてみましょう！」をご参照いただければと思います。
借主との交渉開始
原状回復工事の見積書を物件オーナー様に確認してもらい、借主に請求を掛ける原状回復費用の金額が決定すれば、早速、入居者との交渉に入ります。
近年ではメールやラインで見積書を送り、全てをネット上のやり取りで済ませる方も少なくありませんが、文字媒体での交渉はトラブルを招くことが少なくありませんので、事前に送付した資料を見ながら、電話にて打ち合わせを行うのがおすすめです。
なお、ここで素直に「オーナー様サイドからの提案」が通れば問題はありませんが、借主が異議を申し立てるようならは、再び大家さんと相談をすることとなります。
ちなみに、ここで注意したいのは借主がこちらの案を承服できないのであれば、「どの点が納得できず、原状回復費用がいくらなら承服できるのか」を必ず具体的に聞き出しておくことです。
更に、借主が無茶な主張をしている（傷を付けたのは確かだが、費用は払いたくない等）のであれば、その場で説得を試みることも重要でしょう。（単なる伝承バトでは管理会社の仕事を全うしたとは言えません）
そして時にはこの貸主・借主間のラリーが果てしなく繰り返され、最悪の場合には訴訟沙汰へと発展することがありますが、プロとして毅然とした態度で交渉に臨みましょう。
交渉成立
そして交渉の末に、オーナー様と借主間での原状回復費用負担分の合意が取れれば、後は事務的な手続きのみとなります。
なお後々、「言った言わない」にならないように合意内容を確認するための「敷金精算の覚書」を作成するようにしましょう。
記載する内容については、
- 合意した原状回復工事負担分の金額と工事の内容
- 敷金から工事負担分を差し引き、いくら返還するのか
- 敷金返還をもって賃貸契約が完了する旨
というのが一般的でしょう。
また返還すべき日割り賃料など、他に精算すべき金銭がある場合は、ここにまとめて記載しておきます。
但し、敷金を全て投げ打っても原状回復工事負担分が賄えない場合には、オーナー様の口座を記載し、「賃借人が不足分を支払うことで賃貸借契約が終了します」という覚書の内容になるでしょう。
※借主への敷金返還が先行してしまうと「覚書を返送してくれない借主も多い」ので、『返金は覚書がオーナー様の元に返送された後となる』旨も申し添えておくべきです。
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賃貸解約業務まとめ
さて、ここまでお話しして来た内容が、賃貸管理の退去業務のおおまか流れになります。
近年では、敷金の精算などに対して紛争に発展するケースも決して珍しくありませんから、充分に注意を払いたいところです。
もちろん業務である以上、責任感を持って仕事にあたるべきでしょうが、あくまで貸主・借主の緩衝剤となるのが役割ですから、あまり無理な対応は行わないように心掛けましょう。
そして、極端に不条理なことをいう当事者に対しては「だったら自分で交渉してよ！」という勇気も時には必要かもしれません。
ではこれにて、賃貸契約解約の流れをご紹介する知恵袋を閉じさせていただきたいと思います！