賃貸物件に関わる不動産会社の仕事は、大きく分けると「お部屋を探している方に物件を紹介する仕事」と、「大家さんから依頼を受けて賃貸物件を管理する仕事」の2つに分類できます。
そして、前者を担当するのが一般に「客付け業者」や「賃貸仲介会社」と呼ばれる不動産会社であり、後者を担うのが賃貸管理会社となりますが、『賃貸管理会社が日々どのような仕事をしているのか』については、大家さんや入居者の方に意外と知られていないのが実情です。
そこで本日は、「賃貸管理会社の仕事内容とは？」と題して、入居者募集から契約、更新、退去、建物管理、家賃の回収に至るまで、その業務内容をわかりやすく解説していきたいと思います。
賃貸管理会社が担当する主な仕事と、管理形態によって異なる業務範囲について解説します。
- 賃貸管理会社の役割
- 契約管理と入金管理の違い
- 入居者募集から契約までの流れ
- 更新・退去・建物管理の実務
- 家賃滞納が発生した場合の対応
賃貸管理会社とは
賃貸管理会社とは、アパートや賃貸マンションなどを所有する大家さんから依頼を受け、物件の運営や入居者対応を代行する不動産会社です。
賃貸物件は、入居者を募集して契約を締結すれば、それで管理が終わるわけではありません。
入居後には家賃の入金確認、設備故障への対応、生活上の苦情、契約更新、解約受付、退去立会い、原状回復など、さまざまな業務が発生します。
こうした業務を大家さんに代わって行うのが賃貸管理会社です。
その仕事内容は非常に幅広く、代表的なものだけでも次のような業務があります。
- 空室の入居者募集
- 入居申込みの受付と入居審査
- 賃貸借契約の締結
- 契約更新の手続き
- 解約受付と退去立会い
- 原状回復工事の手配
- 建物や共用部分の維持管理
- 入居者や近隣住民からの苦情対応
- 家賃の収納と滞納時の督促
賃貸管理会社は、単に入居者からの電話を受ける会社ではありません。
大家さんの賃貸経営を支えながら、入居者が安心して生活できる環境を整えることが、管理会社の大切な役割です。
管理会社と大家さんの違い
管理会社は、建物の所有者ではありません。
あくまでも大家さんから委託を受け、契約で定められた範囲の業務を代行する立場です。
そのため、入居者から修理の依頼を受けた場合でも、管理会社の判断だけですぐに工事を発注できるとは限りません。
修理費用を負担する大家さんへ状況を報告し、工事内容や費用について承諾を得てから業者を手配するケースも多くあります。
入居者からは、管理会社へ連絡すればすぐに修理してもらえると思われがちです。
しかし実際には、大家さんへの報告、修理業者への確認、見積もりの取得、工事日の調整など、いくつもの手順が必要になることがあります。
管理会社の対応が遅く見える場合でも、その裏側では大家さんや工事業者との調整が進められていることも少なくありません。
管理会社によって仕事内容は異なる
ひと口に賃貸管理会社といっても、すべての会社が同じ仕事をしているわけではありません。
管理会社が担当する範囲は、大家さんと締結している管理委託契約の内容によって異なります。
入居者募集や契約更新だけを担当する管理会社もあれば、家賃収納、滞納督促、建物清掃、設備点検まで一括して担当する管理会社もあります。
物件に関する相談窓口が管理会社であっても、すべての判断を管理会社だけで行えるわけではありません。
- 高額な修繕工事
- 設備の交換
- 家賃や契約条件の変更
- 入居者との重要な合意
- 法的手続きが必要となる対応
こうした問題については、大家さんの承諾や専門家への相談が必要になる場合があります。
賃貸管理会社が担当する主な仕事
賃貸管理会社の業務は、入居者が部屋を探し始める段階から、退去して次の入居者を募集する段階まで続きます。
- 入居者を募集する
- 入居申込みと審査を行う
- 賃貸借契約を締結する
- 入居中の問い合わせに対応する
- 契約更新を行う
- 解約を受け付ける
- 退去立会いと敷金精算を行う
- 原状回復工事を行い再募集する
入居者の募集
賃貸物件に空室が発生した場合には、次の入居者を募集しなければなりません。
管理会社は、周辺物件の募集状況や成約事例などを確認し、大家さんと相談しながら家賃、敷金、礼金、契約期間などの募集条件を決めます。
募集条件が決まった後は、物件情報を不動産会社間の情報ネットワークや不動産ポータルサイトなどへ掲載し、入居希望者を募ります。
そして、問い合わせがあった場合には、物件の設備や入居条件について説明し、必要に応じて室内の案内を行います。
入居申込みと入居審査
入居希望者から申込みが入ると、申込書や本人確認書類、収入を確認できる資料などを受け取ります。
その後、申込内容を確認し、家賃の支払い能力、勤務状況、緊急連絡先などをもとに入居審査を行います。
家賃保証会社を利用する物件では、管理会社による確認に加えて、保証会社の審査も行われます。
入居審査は、年収だけで機械的に決まるものではありません。
勤務先、雇用形態、勤続年数、転職予定、連帯保証人や緊急連絡先の状況などを総合的に確認します。
判断が難しい場合には、契約者を親族へ変更する方法や、預貯金の確認、保証会社の追加利用などを検討することもあります。
賃貸借契約の締結
入居審査に承認が出た後は、賃貸借契約の手続きを進めます。
契約前には、宅地建物取引士が重要事項説明を行い、物件の設備、契約期間、更新、解約、禁止事項、原状回復などの条件を説明します。
契約内容について合意した後、契約書への署名や押印、契約金の入金などを確認し、入居日に鍵を引き渡します。
- 家賃・共益費・管理費
- 敷金・礼金・更新料
- 契約期間と更新条件
- 解約予告期間
- 禁止事項や特約
- 退去時の原状回復条件
- 設備と残置物の区分
入居中の管理業務
入居者が生活を始めた後も、管理会社にはさまざまな問い合わせや相談が寄せられます。
入居中の管理業務は、設備故障の受付だけではありません。家賃管理、生活上の苦情、共用部分の使用方法、契約内容の変更など、その範囲は多岐に及びます。
家賃の入金管理と滞納督促
管理会社が家賃収納を受託している場合には、毎月の入金状況を確認し、大家さんへ送金します。
期日までに家賃の入金が確認できない場合には、入居者へ連絡して支払いを促します。
単なる振込み忘れであれば早期に解決することもありますが、滞納が長期化した場合には、保証会社への代位弁済請求や、契約解除に向けた対応が必要になることもあります。
設備故障や修繕の受付
給湯器、エアコン、水道設備、排水設備などに不具合が発生した場合には、管理会社が入居者から状況を聞き取ります。
そのうえで、設備の故障なのか、使用方法の問題なのか、入居者の故意や過失が原因なのかを確認します。
修理が必要な場合には、管理委託契約の内容に応じて大家さんへ報告し、専門業者を手配します。
建物や設備の自然故障であれば、一般的には大家さん側の負担となります。
一方、入居者の故意や過失、誤った使用方法によって生じた故障については、入居者負担となる場合があります。
負担区分を判断する際には、故障原因や契約内容を確認することが重要です。
騒音や生活上の苦情対応
集合住宅では、騒音、ゴミ出し、喫煙、ペット、共用部分への私物放置など、生活上の苦情が発生することがあります。
管理会社は相談内容を聞き取り、掲示物や注意文書、電話連絡などによって改善を求めます。
ただし、管理会社には警察のような強制力はありません。
当事者間の問題が深刻化している場合や、犯罪、暴力、緊急性のある騒音などについては、警察や専門機関への相談が必要になることもあります。
共用部分の管理
廊下、階段、エントランス、ゴミ置場などの共用部分についても、管理会社が対応窓口となる場合があります。
ただし、日常清掃や定期清掃、消防設備点検、貯水槽清掃などは、大家さんが別の業者へ直接委託していることもあります。
また、パイプスペースやバルコニーは、入居者が専用使用しているように見えても、建物の共用部分として扱われるケースがあります。
特に、避難経路となるバルコニーや廊下に荷物を置くと、火災時の避難や消防活動を妨げるおそれがあります。
そのため、管理会社から私物の撤去を求められることがあります。
管理会社が物件の窓口になっていても、共用部分の清掃業務まで受託しているとは限りません。
入居者から清掃状態について相談を受けても、管理会社から大家さんや清掃業者へ報告するだけになる場合があります。
管理会社の名称が掲示されているからといって、建物に関するすべての業務を担当しているわけではないという点には注意が必要です。
契約更新と退去時の管理業務
賃貸借契約の満了時期が近づいた場合には、更新手続きを行います。
また、入居者から解約の申出があった場合には、退去日や明渡し方法を確認し、退去立会い、原状回復、敷金精算などの手続きを進めます。
契約更新
更新のある契約では、契約期間の満了前に入居者へ更新案内を送付します。
更新料や更新事務手数料、火災保険、保証会社の更新料などが必要な場合には、その内容も案内します。
また、更新に合わせて家賃などの契約条件を変更する場合には、大家さんと入居者の合意が必要です。
解約受付
入居者から解約の連絡があった場合には、契約書に定められた解約予告期間を確認します。
一般的な住居の契約では、退去日の1か月前までに解約を申し出るケースが多くなっていますが、契約によって期間は異なります。
解約受付後は、退去日、鍵の返却方法、室内の荷物、公共料金の精算などについて案内します。
退去立会いと原状回復
退去時には、室内の汚損や破損、設備の状況などを確認します。
経年劣化や通常損耗については、原則として大家さん側の負担となります。
一方、入居者の故意や過失、通常の使用方法を超える使い方によって生じた損傷については、入居者へ修繕費用を請求する場合があります。
退去立会いで汚れや傷が見つかったからといって、すべてを入居者負担にできるわけではありません。
入居期間、損傷の原因、経過年数、契約内容などを踏まえて負担割合を判断します。
通常、退去立会いでは管理会社と入居者が物件内部の状況を確認し、その結果を大家さんへ報告したうえで、原状回復工事に関する入居者への請求内容を決定します。
退去立会いに大家さんが直接参加しないのは、原状回復を巡って入居者と言い争いになったり、お互いに感情的になったりするのを防ぐという理由もあります。
このような場面において、管理会社は大家さんと入居者の間に立つ緩衝役も担っています。
一方、現場経験の豊富な担当者の中には、大家さんにも立会いへの同席を依頼し、その場で工事内容や費用負担について話し合うケースもあります。
原状回復工事と再募集
退去後は、室内クリーニングや必要な修繕工事を行い、次の入居者を募集できる状態へ整えます。
工事の範囲や費用について大家さんと打ち合わせを行い、工事完了後には室内写真や募集条件を更新します。
このように、退去は管理業務の終わりではなく、次の入居者募集へつながる重要な工程です。
管理会社へ相談するときのポイント
設備故障や生活上のトラブルが発生した場合には、状況を整理して管理会社へ連絡すると、対応がスムーズになります。
- 物件名と部屋番号
- 契約者の氏名
- いつから問題が発生しているか
- どのような症状があるか
- 水漏れや異臭など緊急性があるか
- エラー番号や設備の型番
- 写真や動画を撮影できるか
特に、水漏れ、火災、ガス臭、漏電などの緊急性が高い問題については、通常の営業時間を待たず、物件の緊急連絡先や消防、警察、ガス会社などへ連絡する必要があります。
賃貸管理会社の仕事内容まとめ
ここまで、賃貸管理会社が担当する主な仕事について解説してきました。
賃貸管理会社の業務は、入居者募集や契約手続きだけではありません。
家賃管理、修繕受付、苦情対応、契約更新、退去立会い、原状回復など、入居者が生活している期間を通じて幅広い仕事を担当します。
そして冒頭でもお話しした通り、管理会社は建物の所有者ではないばかりか、対応できる業務の範囲も、大家さんとの管理委託契約によって大きく異なります。
また、管理会社へ相談してもすぐに問題が解決しない場合には、大家さんの承諾や修理業者との調整に時間がかかっている可能性もあることをご理解いただければ幸いです。
- 賃貸管理会社は、大家さんから委託を受けて物件を管理する
- 入居者募集から退去後の再募集まで幅広い業務を担当する
- 管理会社は建物の所有者ではない
- 業務範囲は管理委託契約によって異なる
- 修繕や契約条件の変更には大家さんの承諾が必要になることがある
- 管理会社には対応できる範囲と限界がある
ここまで見てきたように、賃貸管理会社の仕事内容や立場を理解しておけば、大家さんも入居者も、問題が発生した際に適切な相談や対応を行いやすくなるのではないでしょうか。
なお、賃貸管理に関する詳しい情報は、今後も順次公開していく予定です。家賃滞納への対応や原状回復、建物管理など、それぞれの業務についても詳しく解説していきますので、ぜひあわせてご覧ください。