賃貸物件に入居申込みが入ると、管理会社や賃貸保証会社などによる「入居審査」が行われます。そして空室を抱えている大家さんにとって、入居申込みが入ることは非常に嬉しいものです。
ただし、「保証会社の審査に通ったから、そのまま契約して問題ない」と考えるのは少し早いかもしれません。賃貸保証会社による審査と、大家さんや管理会社が行う入居審査では、確認しているポイントが必ずしも同じではないからです。
実際の賃貸管理では、家賃の支払能力だけではなく、申込内容に不自然な点がないか、契約条件を理解しているか、入居人数や転居理由に矛盾がないかなど、さまざまな情報を確認しながら契約を進めていきます。
そこで今回は、長年賃貸管理の実務に携わってきた経験をもとに、「賃貸の入居審査では、実際にどのような点を確認しているのか」を詳しく解説していきます。
現場を知るから、本当に役立つ。
入居審査の目的は、申込者の「粗探し」をすることではありません。貸主と借主の双方が、安心して賃貸借契約を続けていけるかを、契約に関係する情報から確認するための重要な手続きです。
賃貸の入居審査とは？
賃貸住宅の入居審査とは、入居希望者から提出された申込内容や必要書類などをもとに、貸主側が賃貸借契約を締結するかどうかを判断する手続きです。
一般的には、次のような情報を入居申込書に記載してもらいます。
- 氏名・生年月日
- 勤務先
- 勤続年数
- 年収
- 現在の住所
- 入居予定人数
- 転居理由
- 緊急連絡先
- 連帯保証人
さらに必要に応じて、本人確認書類や収入に関する資料などを確認します。また、賃貸保証会社を利用する契約では、これとは別に保証会社独自の審査も行われるのが一般的です。
保証会社の審査に通ったから安心、とは限らない
現在の賃貸住宅では、賃貸保証会社を利用する契約が非常に多くなっています。保証会社を利用すれば、家賃滞納が発生した場合にも、契約内容に応じて保証を受けられるため、大家さんにとって心強い仕組みです。
しかし、ここで注意したいのが、「保証会社の審査に通った＝入居後に何の問題も起こらない」という意味ではないことです。
保証会社は、主として家賃債務などを保証するための仕組みです。入居者の日常生活や、近隣住民との関係まで保証してくれるものではありません。
例えば、次のような問題は、保証会社へ加入しているだけで防げるものではありません。
- 生活音を巡って近隣住民とトラブルになる
- ゴミ出しのルールを守らない
- 共用部分の使用方法を巡って問題になる
- 管理会社からの連絡になかなか応じない
- 契約時に申告していない人物が入居する
保証会社は非常に便利な仕組みですが、「保証会社が付いているから、管理会社や大家さんによる入居審査は不要」と考えるのはおすすめできません。
家賃等の債務を保証してもらうことと、その物件で賃貸借契約を問題なく継続できそうかを確認することは、分けて考える必要があります。
なお、保証される範囲は保証会社や契約商品によって異なります。家賃だけではなく、原状回復費用や残置物処分費用などが保証対象となる商品もありますので、実際の保証範囲や免責事項、手続期限などは契約内容を確認する必要があります。
賃貸保証会社の仕組みについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。
入居審査で確認したい6つのポイント
では、実際の管理現場ではどのような点を確認しているのでしょうか。ここからは、私が入居申込みを確認する際に特に重要だと考えているポイントをご紹介します。
① 入居申込書の内容を確認する
まず基本となるのが、入居申込書の確認です。単純に「年収がいくらあるか」だけを見るのではなく、申込内容全体を確認します。
特に確認しておきたいのは、次のような項目です。
- 家賃と収入のバランス
- 勤務先
- 勤続年数
- 雇用形態
- 入居予定人数
- 転居理由
- 入居希望時期
- 緊急連絡先
もちろん、勤続年数が短いからといって、それだけで契約できないと判断するものではありません。転職したばかりというケースもありますし、新卒であれば勤続年数が短いのは当然です。
一つの項目だけで判断するのではなく、申込内容全体を見ながら総合的に確認することが重要です。
② 申込内容に矛盾や不自然な点がないか確認する
入居審査で非常に重要なのが、申込内容の「整合性」です。
例えば、次のような点があれば、仲介会社などを通じて理由を確認することがあります。
- 勤務先と新居がかなり離れている
- 申込書と仲介会社から聞いた転居理由が異なる
- 一人入居と聞いていたのに、複数人で住む予定になっている
- 申告している勤務先と提出資料の内容が一致しない
ここで重要なのは、不自然な点があるからといって、すぐに問題のある申込者だと決めつけないことです。実際には、きちんとした理由があるケースも少なくありません。
例えば勤務先から遠ざかる転居であっても、パートナーの勤務先に合わせる、実家の近くへ転居する、在宅勤務が中心になった、勤務先の異動予定があるなど、合理的な事情が考えられます。
実務では、「違和感があること」そのものよりも、確認した際にきちんと説明がつくかを重視しています。
私も、「保証会社は承認されていますが、転居理由について少し確認したい点があります」と仲介会社へ問い合わせることがあります。
③ 家賃を無理なく支払えるか確認する
当然ながら、家賃の支払能力も重要な審査項目です。ただし、「年収が○万円以上ならOK」「家賃は収入の○分の1なら必ず大丈夫」といったように、一つの数字だけで機械的に判断することはおすすめできません。
同じ収入でも、次のような条件によって状況は異なります。
- 雇用形態
- 勤続年数
- 預貯金
- 同居人の収入
- 保証会社の利用状況
- 法人契約か個人契約か
また、年金受給者や自営業者、フリーランスの方など、給与所得者とは異なる形で収入を得ている方もいます。そのため、職業や属性だけで一律に判断するのではなく、必要に応じて収入や預貯金などの資料を確認しながら判断することが大切です。
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④ 必要書類の提出や連絡がスムーズか確認する
入居審査では、必要書類の提出状況や申込みに関する連絡のやり取りも確認します。
例えば、次のようなケースでは、その理由を確認しておいた方がよいでしょう。
- 必要書類をなかなか提出してもらえない
- 何度連絡しても返信がない
- 質問するたびに申告内容が変わる
- 契約条件について説明しても認識がなかなか一致しない
もちろん、仕事などの都合ですぐに連絡できない方もいますので、単純に返信が遅いというだけで判断するべきではありません。まずは事情を確認することが大切です。
一方、賃貸借契約を締結すれば、その後も管理会社と入居者との間では、契約更新、設備故障、建物点検、家賃に関する連絡、退去手続きなど、さまざまなやり取りが発生します。
そのため、契約前の段階から連絡が極端に取りづらい場合には、理由を確認したうえで、入居後の管理についても考えておく必要があります。
⑤ 緊急連絡先・連帯保証人を確認する
緊急連絡先や連帯保証人についても、それぞれの役割を理解したうえで確認します。特に大切なのは、緊急連絡先と連帯保証人を混同しないことです。
緊急連絡先は、事故や病気などで入居者本人と連絡が取れなくなった場合などに連絡するためのものです。緊急連絡先として登録されたというだけで、原則として家賃などの支払義務を負うわけではありません。
一方、連帯保証人は、締結した保証契約の内容に従い、賃貸借契約に基づく一定の債務について保証責任を負います。
2020年4月1日に施行された改正民法により、賃貸借契約など継続的に発生する債務について個人が保証人となる「個人根保証契約」では、保証人が負担する上限額である「極度額」を定める必要があります。
個人の連帯保証人を付ける契約では、契約書に極度額が適切に定められているかも確認しておく必要があります。
現在では保証会社を利用する契約も多くなっていますが、個人の連帯保証人を付ける契約では、保証会社を利用する契約とは異なる確認事項があることを理解しておきましょう。
⑥ 最終判断に必要な情報を大家さんへ報告する
管理会社が入居審査を行う場合、最後に重要になるのが大家さんへの報告です。
単に「保証会社の審査が通りました」とだけ報告するのではなく、大家さんが最終判断するために必要な情報を整理して伝えることが望ましいでしょう。
- どのような申込みなのか
- 勤務状況
- 転居理由
- 入居予定人数
- 保証会社の審査結果
- 申込内容に気になる点があるか
私の場合、入居申込みが入った際には、原則として入居申込書を大家さんへお渡しし、申込者の情報を確認していただくようにしています。
そのうえで、「保証会社は承認済みです」「転居理由は○○です」「申込内容には特に不自然な点はありません」といった管理会社側で確認した内容や所見もあわせてお伝えします。
少し気になる点がある場合には、その内容と確認結果も隠さずお伝えします。できる限りの判断材料を提示し、最終的には大家さん自身に入居を承認したという認識を持っていただくよう努めています。
入居審査を管理会社任せにしないことも重要
賃貸管理を管理会社へ委託している場合、申込書の確認や保証会社への審査依頼、仲介会社とのやり取りなど、実務上の作業は管理会社が中心となって進めることが一般的です。
しかし、だからといって入居審査の最終判断まで管理会社へ完全に任せてしまうのはおすすめできません。
入居後に家賃滞納や騒音、契約違反、近隣トラブルなどが発生すると、大家さんから「なぜこの申込者を入居させたのか」と管理会社へ不満が向けられることがあります。
もちろん、入居審査をどれだけ慎重に行っても、将来のトラブルを完全に予測することはできません。
だからこそ、管理会社だけで入居を決めるのではなく、大家さんにも申込内容や確認結果を把握してもらい、貸主自身が判断したうえで入居を承認する流れを作っておくことが大切だと私は考えています。
- 入居後のトラブルを完全に予測することはできない
- 管理会社だけで判断すると、後から責任の所在が曖昧になりやすい
- 大家さん自身にも申込内容を把握してもらう必要がある
- 最終的な入居承認を貸主自身の判断として明確にしておく
管理会社は、申込内容を確認し、必要な情報を整理して大家さんへ伝える役割を担います。その情報をもとに、最終的に誰と賃貸借契約を結ぶのかを大家さん自身に判断してもらうことが重要です。
「管理会社に任せているから、入居者が誰なのかほとんど知らない」という状態にはしないこと。これも、入居後のトラブルを減らすための大切なポイントだと私は考えています。
管理会社の仕事について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
主観だけで申込者を判断しないことも重要
入居審査を行う際に注意したいのが、申込者の人物像を「印象」だけで判断しないことです。
例えば、字がきれいかどうか、現在住んでいる住宅の外観、実家がどのような住宅か、話し方が自分の好みに合うかといった要素だけから、入居後に問題を起こすかどうかを判断することはできません。
大切なのは、次のような契約に関係する客観的な情報です。
- 申込内容が正確か
- 家賃を支払える状況か
- 申告内容に整合性があるか
- 契約条件を理解しているか
- 必要な連絡や手続きができるか
賃貸借契約を問題なく継続できるかを、契約に関係する情報から確認する作業です。審査担当者の好みや先入観だけで判断せず、申込内容や確認できた事実をもとに判断することが大切です。
また、契約に必要のない個人的な情報まで必要以上に調べるのではなく、賃貸借契約を締結するために必要な範囲で確認するという考え方も重要です。
入居審査だけでトラブルを完全に防ぐことはできない
ここまで入居審査の重要性について解説してきましたが、どれほど丁寧な審査を行っても、将来のトラブルを完全に予測することはできません。
例えば、入居当初は何の問題もなかった方でも、失業や勤務先の倒産、家族構成の変化など、契約後の事情によって家賃の支払いが難しくなることがあります。また、近隣トラブルについても、実際に生活を始めてみなければ分からない部分があります。
だからこそ賃貸経営では、「入居審査ですべての問題を防ぐ」のではなく、「入居審査＋保証会社＋入居後の管理」を組み合わせることが重要だと私は考えています。
申込みの段階では契約に必要な情報を確認し、家賃滞納に対しては保証会社などを活用し、入居後に問題が発生した場合には管理会社が状況を確認して対応する。このように、それぞれの仕組みを組み合わせて賃貸経営のリスクを抑えていくことが大切です。
万一、家賃滞納が発生した場合の管理会社の対応については、こちらの記事で詳しく解説しています。
▶ 家賃滞納時の管理会社の対応とは？契約内容によって異なる3つのケースを実務経験をもとに解説
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賃貸の入居審査で見るべきポイント｜まとめ
今回は、賃貸物件の入居審査について、実際の管理現場で確認しているポイントを解説してきました。
入居審査で特に重要なのは、次の6点です。
- 申込内容を確認する
- 申込内容に矛盾や不自然な点がないか確認する
- 家賃の支払能力を確認する
- 必要書類や連絡状況を確認する
- 緊急連絡先や連帯保証人を確認する
- 必要な情報を大家さんへ報告する
賃貸保証会社の審査に通ったことは大切な判断材料ですが、それだけですべての確認が終わるわけではありません。一方で、申込者の外見や話し方などから人物像を決めつけたり、契約に必要のないプライベートな部分まで調べたりする必要もありません。
入居審査で大切なのは、申込者の「粗探し」をすることではありません。貸主と借主の双方が、安心して賃貸借契約を続けていけるかを、契約に必要な情報から確認すること。これが入居審査の本来の目的だと私は考えています。
良い賃貸管理は、入居してから始まるものではありません。申込みを受け、内容を確認し、契約を締結するまでの一連の作業も、賃貸管理の大切な仕事の一つです。
