収益物件の運用などを行っていると、入居者等と様々な約束を交わすことがあるものです。

例を挙げるならば、入居時に取り交わした賃貸借契約の内容変更に、退去時の原状回復費用に関して後から特別な取り決めを行う場合など、その枚挙には暇がありません。

また、先祖代々土地を相続されている地主さんであれば、近隣住民と境界線上に設置されたブロック塀の扱いについて新たな協定を結んだり、土地の測量を行った際に建物の越境が発覚し、今後の取り扱いについて約束事をするといったケースもあるはずです。

そして話し合いの結果を書面に残しておきたい際に、非常に重宝する書式が「覚書」や「念書」といった文書となりますが、その使い分けや書き方などについては「あまり詳しく知らない」という方も多いのではないでしょうか。

そこで本日は「念書と覚書について解説いたします!」と題して、不動産の運用や管理における覚書・念書の活用術についてご説明をしてみようと思います。

念書と覚書

 

念書や覚書の使い方

ではまず、「念書と覚書の性質と違い」についてからお話を始めましょう。

念書も覚書も、基本的には約束事を文書に残すために作成される書類となり、しっかりとした内容で作成すれば法的にも有効な書類として判断されるものとなります。

なお約束事を記する書面といえば、まず頭に浮かぶのが「契約書」となりますが、念書や覚書は複雑でボリュームのある約束事には不向きな書式となりますから、契約書に関する補助的な事項を記載したり、契約内容の訂正等を行うのに用いられるのが通常です。

例えば、既にスタートしている契約に変更点が生じた場合、改めて契約をやり直す訳にも行きませんから、元の契約(原契約などと呼ばれる)の内容はそのまま活かしつつ覚書などで「原契約第●条の内容をAからBに変更する」などといった形式で取り決めを行うことになります。

また一方、「土地の境界線上にあるブロック塀の取り扱い」や「建物の越境についての合意事項」など、わざわざ契約を結ぶ程の内容ではない場合に念書や覚書が単体で作成されることも少なくありません。

ちなみに念書と覚書の最大の違いは、念書が当事者一方から指し入れられる書類であるのに対して、覚書は両当事者が署名・捺印を行った上、取り交わされる書面であるという点です。

そして次の項では、より詳細に念書と覚書の特性について解説してまいります。

 

念書とは

前項でも申し上げた通り、念書は当事者の一方から指し入れる形式の文書となります。

そして多くの念書の雛形に「念のため本書を差し入れます」という表現が組み込まれていることからもわかる通り、「相手方に対して、念書を差し入れる側が一方的に約束をする書式」となるのです。

よって、「約束を取り交わす双方に義務がある内容」には利用し辛い書式となりますし、裁判などで証拠として提出された際にも、その有効性は若干弱いという弱点があります。

但し、書面の作成が非常に手軽に行える上、指し入れる側も割り合い気軽にサインできるというメリットもあるため、不動産業の実務で利用される頻度は非常に高いものとなるでしょう。

また念書を書くことで、文字通り相手方に「念押し」をして、約束を破り辛くさせる効果も期待できますから、どちらかと言えば「教育的な意味合い」で使用されることも多い書式です。

なお、書き方としては冒頭に「●●に関する念書」というタイトルを付けた後、指し入れる相手方を「■■殿」と記し、その下に約束をする側が署名・捺印を行います。

そして、「▲▲▲に関して下記のとおり確約し、念のため本書を貴殿に差し入れます」と宣言した上で、その下に約束すべき内容を書き連ねて行きます。

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覚書とは

さてこれに対して覚書は、約束を交わす両当事者が署名捺印を行った上で取り交わす必要がありますので、原則2通を作成する必要があります。(覚書を交わす相手が複数なら、枚数は更に増える)

また、覚書においては「AがBに対して責任を負う」「BがAに●万円支払う」等の自由な取り決めが可能となりますから、複雑な内容の約束を取り交わす際には、念書より覚書の方が望ましいでしょう。

更には当事者が全員署名・捺印を行うことで、訴訟などに発展した場合にも証拠能力が高くなりますから、『これは重要!』という約束事には覚書を利用するのがおすすめです。

ちなみに書類の書き方としては、冒頭に「●●に関する覚書」とタイトルを付け、「▲▲▲(約束の対象、例・共有ブロック塀の取り扱い等)に関して●●(当事者の名前)と■■(当事者の名前)は下記のとおり合意するものとする。また、その証として本書2通を作成し署名押印の上、各々その1通を保有するものとする」との宣言を書き込みます。

続いて、その下に約束すべき内容を書き連ねて行き、書面の最後に日付、当事者の署名・捺印を行い、書面を締め括ることになるでしょう。

なお覚書の約束事項の最後には、「本覚書に記されていない事項については、民法やその他の法令及び、商習慣などに従い、両当事者協議の上で取り決めを行うものする」といった文言を入れておくのがベターです。

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覚書・念書まとめ

さてここまで、不動産の管理等で非常に重宝する念書や覚書の活用方法などについて解説してまいりました。

賃借人や近隣の土地所有者と簡単な約束事を取り交わす際などには、是非念書や覚書をご活用いただければと思います。

なお、既に存在する契約に対して覚書や念書を交わす際は、既存契約を「原契約」と表現し、「●●(当事者の名前)と■■(当事者の名前)は▲年▲月▲日付け賃貸借契約(以下 原契約)について下記の事項を確認する」といった文言を文書の冒頭に入れるとスマートでしょう。

また、過去記事「不動産の印紙税について解説いたします!」においてもご説明しておりますが、こうした覚書や念書でも賃料以外の返却されない金銭の授受の決め事が記されている場合には、印紙税の課税対象となる可能性がありますから、この点にも注意が必要です。

更に不動産における約束事は「将来に向けた長いスパンの取り決め」となることも少なくない(建物の越境に対して、建替えの際に越境の解消を約束する場合等)ため、こうした長期に及ぶ念書や覚書を取り交わすケースにおいては、『なお、本件不動産が相続された場合、あるいは第三者に譲渡された場合についても、本状の取り決めを承継するものとします』といった条項を加えておくべきでしょう。

不動産に係るトラブルは将来的に「非常に面倒な厄介事」へと発展するケースも少なくありませんので、相手方と上手に約束を交わしてスムーズな運用を心掛けて行きたいものですよね。

ではこれにて、「念書と覚書について解説致します!」の知恵袋を閉じさせていただきたいと思います。